Бланк авансового отчета
- Дата утверждения;
Авансовый отчет контролирует остатки денег у работника, перерасход и его возмещение. Бланк и образец заполнения можно скачать бесплатно по ссылке.
Почти на всех предприятиях практикуется выдача наличных денежных средств сотрудникам для покупки тех или иных предметов, оборудования, различных материальных ценностей. Подобные моменты требуют финансовой отчетности перед руководством компании. Авансовый отчет жизненно необходим организации. Бумага контролирует остатки денег у работника, перерасход и его возмещение. Список лиц, получаемых авансовые деньги, может быть ограничен отдельным приказом директора. Лица, небрежно относящиеся к обязанностям не допускаются к авансовому отчету.
Бланк авансового отчета можно получить бесплатно по прямой ссылке на странице. Удобный формат позволит заполнить недостающие пункты и создать документ собственными силами. Нормативное регулирование закрепляет определенные сроки пользования авансовыми деньгами, после чего необходимо произвести расчеты с бухгалтерией организации. Заполняя графы и абзацы акта, следует внимательно проверять каждую написанную букву и слово. Исправления и ошибки в правовых актах недопустимы. Ответственное составление позволит исключить возможные цифровые опечатки.
- Утвердительная отметка руководства справа вверху;
- Там же данные о выдаваемой сумме;
- Дата утверждения;
- Название и номер исходящей бумаги;
- Название учреждения, ФИО подотчетного лица, реквизиты документа;
- Сведения о движении денег в виде таблицы;
- Отметки об остатках, перерасходе, подведение итога, подпись и расшифровка подотчетного.
В состав авансового отчета входит вся сопровождающая расходы документация. Чеки, квитанции, товарные накладные, выписки, ордера приобщаются к финансовым отчетам. Часть предприятий практикует самостоятельное заполнение авансового отчета специалистами. Бухгалтерия лишь проверяет верность исполнения и расчетов. Тем не менее, имеется позиция трудовых юристов о том, что данная функция должна возлагаться на бухгалтера. Утвержденная форма АО-1, (форма по ОКУД 0504049, 0504505) позволяет легко решать вопросы, связанные с наличными, передаваемыми сотрудникам. Приятного использования.
- порядковый номер;
- дата и номер документа;
- кому и за что уплачено;
- сумма расхода по отчету.
Бухгалтер вносит данные о:
Авансовый отчет (форма 0504505) применяется для ведения учета с подотчетными лицами. Форма используется для бюджетных учреждений. Отчет утверждается руководителем. Хозрасчетные организации используют форму.
Подотчетное лицо на лицевой стороне формы вносит информацию о себе, а на обратной стороне заполняет 1-6 графы, в которых указывается фактически израсходованные средства и информация о подтверждающих документах, которые должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы.
Оформляет бланк отчета лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При заполнении формы вносятся сведения об учреждении, подотчетном лице и назначении аванса.
В таблице отражаются данные о полученной сумме аванса, израсходованных средствах, остатке или перерасходе. Суммы, которые были выплачены в иностранной валюте, указываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Все суммы отражаются с указанием даты их получения. Целесообразность расходов подтверждает руководитель подразделения
Работник бухгалтерии вносит данные о счетах учета и сумме. Далее заполняются сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода (со ссылкой на кассовый ордер). Заполняется расписка, которую подписывает бухгалтер.
На обратной стороне отчета подотчетное лицо заполняет следующие сведения:
- порядковый номер;
- дата и номер документа;
- кому и за что уплачено;
- сумма расхода по отчету.
Бухгалтер вносит данные о:
- сумме расхода, принятой к учету;
- бухгалтерской записи (счета по дебету и кредиту).
В конце таблицы подводится итог общей израсходованной суммы, остатка и перерасхода. Ответственность за ведение и хранение данной формы документа возлагается на бухгалтерскую службу организации.
Авансовый отчет – это. применяемый в для учета затрат, которые совершил сотрудник компании в период командировки. Он применяется также в случаях расходования средств компании ее сотрудниками.
Авансовый отчет имеет унифицированную форму под номером АО-1. Несмотря на то, что законодательство разрешает юридическим лицам использовать собственноручно разработанные бланки, использование бланка по унифицированной сумме представляется более предпочтительным.
Руководитель компании должен подписать приказ, в котором указываются лица, имеющие право получать подотчетные суммы. До недавнего времени это могли быть только сотрудники компании, имеющие трудовые договоры с данной компанией.
С 2016 года подотчетные средства разрешено выдавать лицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор. В приказе должны быть указаны цели, на которые могут быть израсходованы выданные суммы, их величина и период.
Если сотрудник компании направляется в служебную поездку, то денежные средства он может получить на основании приказа о командировке или командировочного удостоверения.
Сотрудник, получивший средства на расходы в период командировки либо иные цели, должен передать авансовый отчет в бухгалтерскую службу в трехдневный срок после истечения периода, указанного в приказе руководителя компании. Так как этот документ является основанием для отражения затрат, то к нему должны быть приобщены документы, свидетельствующие о целевом характере использования подотчетных сумм.
Особенности
Для отчета об использовании полученной суммы сотрудник должен заполнить авансовый отчет. Данный бланк необходимо заполнить с двух сторон. Правильность заполнения проверяет бухгалтер компании. После этого он передается на утверждение руководителю.
Законодательством предусмотрено, что данный первичный документ оформляется в одном экземпляре.
Необходимо отметить, что изменился номер авансового отчета в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). До 2015 года он имел номер формы 0504049, который в дальнейшем был изменен Приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015г. В 2017 году авансовый отчет имеет новый номер ОКУД 0504505.
В бланке авансового отчета присутствует отрывная часть, которая передается после проверки бухгалтером на корректность его заполнения сотрудником компании и заполнения им своих граф бланка.
Бланк авансового отсчета
Общие правила составления бланка авансового отчёта
Федеральным законодательством установлено, что компания может самостоятельно разработать бланк авансового отчета. Главным условием при этом является наличие в документе обязательных реквизитов.
- номер авансового отчета;
- дата авансового отчета;
- наименование компании;
- сумма аванса;
- израсходованная сумма;
- перечень приобщенных к авансовому отчету документов.
Юридические лица могут использовать форму АО-1, применение которой прошлые периоды было обязательным.
Авансовый отчет может быть оформлен традиционным способом, т.е. документально (от руки или на компьютере). Основным условием является наличие личных подписей должностных лиц.
Также он может быть представлен в электронном виде. Такой документ подписывается посредством цифровых подписей должностных лиц. Последний вариант возможен при наличии в компании системы электронного документооборота.
Руководитель, принимая решение о выдаче денежных средств, должен подписать соответствующий приказ. При заполнении бланка авансового отчета необходимо проверить, чтобы строка «Назначение аванса» повторяла формулировку, указанную в приказе руководителя компании.
Условия при отправлении в командировку
Коды проводки
В бухгалтерском учете затрат, произведенных сотрудником в период командировки, используются счета расчетов с персоналом, финансовые счета, счета учета затрат и т.д.
Если аванс на командировку выдается наличными средствами, то производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 50. Данная запись производится на основании корректно оформленного расходного кассового ордера.
Если денежные средства перечисляются с расчетного счета организации на банковскую карточку сотрудника, то в бухгалтерском учете производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 51. Для осуществления данной операции бухгалтер должен оформить платежное поручение для банка.
После прибытия должностного лица из служебной командировки, он должен представить оформленный авансовый отчет в бухгалтерскую службу.
На основании этого документа и приобщенных к нему подтверждающих документов могут быть произведены следующие записи:
Если за счет подотчетных сумм были приобретены материально-производственные запасы.
Если затраты были произведены торговой организацией.
Если у сотрудника осталась сумма неизрасходованного аванса, он должен вернуть ее компании. В случае возврата в кассу – Дт сч. 50 Кт сч. 71. В случае перечисления на расчетный счет – Дт 51Кт сч. 71.
Если выданной под отчет суммы оказалось недостаточно, то сотруднику компенсируются произведенные расходы: Дт сч. 71 Кт сч. 50 «Касса» или Дт сч. 71 Кт сч. 51.
Иногда возникают ситуации, когда сотрудник не может представить оправдательные документы. Например, вследствие их утери или невозможности представления из-за траты подотчетной суммы на личные нужды. В таком случае для отражения затрат используется счет 94.
В бухгалтерском учете производится запись: Дт сч. 94 Кт сч. 71 - отражена недостача денежных средств. В дальнейшем эта недостача удерживается из заработной платы сотрудника: Дт сч. 70 Кт сч. 94.
Сопроводительные документы
При документальном оформлении командировочных расходов бухгалтеру необходимо руководствоваться Постановлением № 749 от 13.10.2008г. В соответствии с данным постановлением сотруднику должно быть выдано командировочное удостоверение, форма которого установлена законодательно. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются даты выбытия и прибытия сотрудника, заверенные печатью и подписями уполномоченных лиц.
Все расходы, произведенные в командировке, должны быть подтверждены билетами, чеками, квитанциями, которые сотрудник должен передать в бухгалтерскую службу вместе с авансовым отчетом и командировочным удостоверением. Кроме того, сотрудник должен составить отчет по командировке, который утверждается руководителем компании.
В целях минимизации претензий налоговиков все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Поэтому бухгалтер может отказать в принятии к учету некорректно оформленных документов.
Как правило, к авансовому отчету прилагаются кассовые и товарные чеки, иные бланки строгой отчетности. Данные документы целесообразно наклеить на лист бумаги формата А4, а для избегания утери данных вследствие быстрого выцветания чернил – сделать их ксерокопию. Это позволит компании подтвердить затраты, произведенные в период командировки, при проведении налоговой проверки.
Нюансы оформления
При направлении сотрудника в командировку за пределы Российской Федерации необходимо учитывать некоторые моменты. Так, сотруднику не выдается командировочное удостоверение. Связано это с тем, что даты прибытия и выбытия указываются в загранпаспорте сотрудника.
После принятия решения о зарубежной командировке, руководитель должен подписать соответствующий приказ, в котором указываются цель командировки, должность и фамилия должностного лица, направляемого в командировку, а также место назначения.
Размер суточных расходов компания может устанавливать самостоятельно. Как показывает практика, он остается на уровне суммы, которая не облагается НДФЛ.
Сотруднику оплачивается проезд до места назначения, данная сумма затрат должна быть подтверждена проездными документами, затраты на проживание на основании предоставленных квитанций и чеков, а также затраты на государственную пошлину, консультационные услуги и т.п.
Образец заполнения авансового отчета
На титульной стороне авансового отчета указывается наименование компании, наименование службы, в которой трудится сотрудник, отчитывающийся о тратах, его должность, цель, на которую были израсходованы подотчетные средства, номер и дата документа. Табличная часть используется для отражения данных о денежных средствах, которые были получены сотрудником ранее, о сумме полученного аванса и сумме затрат. Здесь же подводится итог, произошел ли перерасход денежных средств или осталась неизрасходованная сумма.
Оборотная сторона бланка авансового отчета предназначена для обобщения информации о первичных документах, свидетельствующих о целевом характере произведенных расходов. К ним относятся проездные документы. товарные чеки, накладные, акты выполненных работ, квитанции и т.п. Данные документы систематизируются, нумеруются в хронологическом порядке и приобщаются к авансовому отчету.
Оформив авансовый отчет сотрудник передает его бухгалтеру, который должен проверить целевой характер произведенных расходов, корректность приобщенных первичных документов. Бухгалтер также записывает счета, на которые будут отнесены затраты по данному отчету и размер этих затрат.
Проверенный авансовый отчет подписывают подотчетное лицо и бухгалтер и передают его на утверждение руководителю юридического лица.
Если у подотчетного лица осталась неизрасходованная сумма аванса, то он должен вернуть ее компании. Если же возник перерасход, то он должен его получить в кассе компании. В случае же имеющейся задолженности сотрудника по ранее выданным авансам, сумма перерасхода ему не выдается.
Как следует из вышеуказанного, заполнение авансового отчета – процесс довольно простой. Однако если у сотрудника организации возникли сложности, то он может обратиться в бухгалтерию для консультации по возникшим вопросам, либо скачать в любой информационно-правовой системе или сети Интернет образец заполнения данного отчета. Данный образец можно скачать бесплатно в ворде, а можно воспользоваться бланком, созданным посредством электронной таблицы excel.
Работа с бумагами в 1С
Если компания в целях бухгалтерского учета использует программу 1С, то бухгалтер может оформить авансовый отчет в программе, а затем распечатать его для подписи уполномоченными лицами. Для этого в ней предусмотрена соответствующая форма.
Форму авансового отчета можно создать непосредственно в журнале операций или воспользовавшись вкладкой «Касса» на главном меню. В открывшемся электронном документе необходимо заполнить шапку, присвоить номер и дату, выбрать сотрудника.
В электронной форме авансового отчета имеется несколько закладок. При заполнении закладки «Авансы» необходимо ввести документы, на основании которых сотрудник получил денежные средства. Например, расходный кассовый ордер или выдача билетов.
Отражение авансового отчета в 1С
В закладке «Товары» необходимо заполнить информацию о товарах, которые были приобретены за счет подотчетных сумм. Закладка «Тара» используется для отражения сведений о таре, которую необходимо вернуть контрагенту.
В закладке «Оплата» отражается информация об оплатах поставщикам, которые были произведены подотчетным лицом.
Закладка «Прочее» используется для учета всех остальных затрат, которые не могут быть отражены в предыдущих закладках. Это могут быть командировочные затраты, различные общехозяйственные расходы, расходы на ГСМ и т.п.
На основании электронной формы «Авансовый отчет» в программе формируются бухгалтерские проводки. Данный документ может быть распечатан. В программе 1С предусмотрена форма АО-1.
Сдача в бухгалтерию
Сотрудник компании, получивший деньги, должен отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после завершения периода, указанного в приказе о выдаче средств. Данный период определяет руководитель организации. Это правило указано в п. 6.3 Указаний № 3210-У от 11.03.2014г.
Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте в связи с очередным отпуском или временной нетрудоспособности, то представить авансовый отчет в бухгалтерию он обязан не позднее 3-х рабочих дней после выхода его на работу.
Если сотрудник был направлен в командировку, то авансовый отчет представляется в бухгалтерию в течение 3-х дней после прибытия (п. 26 Постановления № 749 от 13.10.2008г.).
Хранение документов
После того, как авансовый отчет был проверен, отражен в бухгалтерском учете и были произведены все расчеты с сотрудником компании, он передается на хранение.
Вопрос о сроке хранения возникает в связи с тем, что в федеральном законодательстве указано несколько сроков хранения документов для юридических лиц:
- в соответствии со ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ первичная учетная документация должна храниться не менее пяти лет;
- в соответствии с п. 8 ст. 23 НК РФ документы, на основании которых формируется налогооблагаемая база, должны храниться не менее четырех лет;
- согласно п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие произведенные затраты и приведшие к образованию убытков, должны храниться в организации не менее десяти лет, в течение которых они могут уменьшать налогооблагаемую базу.
Авансовый отчет, как было указано выше, заполняют сотрудник компании, ответственный за полученные денежные средства, и бухгалтер. Бухгалтер должен тщательно проверить корректность предоставленной информации и предоставить сотруднику расписку о том, что авансовый отчет принят к учету. Расписка представляет собой отрывной бланк в форме АО-1, в котором указывается номер и дата отчета, должность и фамилия сотрудника, которому были выданы подотчетные суммы, размер принятых к учету затрат, количество приложений к авансовому отчету.
Если авансовый отчет оформлен некорректно, то бухгалтер имеет право не принимать его. В этом случае сотрудник компании становится должником по отношению к компании. Если он отказывается вернуть сумму перерасхода, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ руководитель может удержать эту сумму из заработной платы.
Причем удержания могут быть произведены только при согласии сотрудника, которое должно быть зафиксировано документально. Если же сотрудник добровольно не соглашается вернуть сумму аванса, то такой спор необходимо решать в судебном порядке.
Редакция от 2005-09-23
Авансовый отчет — это документ, который применяется для учета денежных средств, выданных сотрудникам организации под отчет. Он является подтверждением израсходованных сумм подотчетными лицами. Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку, завизированного руководителем заявления на выдачу денег.
Как заполнить авансовый отчет. Оформление авансового отчета
Юридическими лицами всех форм собственности, за исключением бюджетных организаций, применяется унифицированная форма авансового отчета № АО-1 (прим. для бюджетных учреждений применяется форма № 0504505).
Сначала бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (не позднее трех рабочих дней с момента возвращения с командировки либо истечения срока выдачи денежных средств) и сдается на проверку в бухгалтерию и на утверждение руководителем.
При заполнении лицевой стороны бланка сотрудник, получивший деньги под отчет, указывает следующую информацию:
- наименование организации, выдавшей деньги под отчет;
- номер и дату документа;
- наименование структурного подразделения, в котором он работает;
- ФИО и должность;
- назначение аванса (хозяйственные нужды, командировка, приобретение материальных ценностей и т.п.);
- в таблице указываются данные о предыдущем авансе (сумма остатка либо перерасхода), если таковые имеются, сумма выданного аванса и израсходованных денег, а также их остаток либо перерасход (в руб. и коп.).
На оборотной стороне бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих расходы (чеки, квитанции, билеты, товарные накладные и т.п.), их номер и дату, а также сумму затрат на основании данных документов, внизу под таблицей ставит свою подпись.
Остальные графы формы заполняются бухгалтерией:
- в таблице «Бухгалтерская запись» указываются бухгалтерские проводки, записываются номера счетов (субсчетов), на которых отражаются израсходованные суммы.
- ниже указывается состав приложений к авансовому отчету — количество документов, подтверждающих расходы сотрудника и количество листов;
- указывается прописью проверенная и утвержденная сумма израсходованных денег и подписи бухгалтера и главного бухгалтера;
- пишется сумма внесенного остатка либо выданного перерасхода, указывается номер и дата приходного либо расходного кассового ордера и ставится подпись бухгалтера/кассира;
- под линией отреза бланка авансового отчета расположена расписка о принятии бухгалтером к проверке документов, подтверждающих расходы сотрудника, получившего деньги под отчет. Здесь бухгалтер указывает ФИО сотрудника, ставит номер и дату авансового отчета, указывает прописью израсходованную сумму, количество документов и листов, подтверждающих расходы, ставит свою подпись, дату и отдает работнику, от которого был принят данный отчет.
Заполненный и проверенный бухгалтерией авансовый отчет утверждается подписью руководителя организации на лицевой стороне бланка.
- Сумма аванса.
- Назначение аванса.
Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.
узнайте больше про куб сейчас
Автоматизация
выставления счета
Подготовка счета за 20 секунд
Отсутствие ошибок в счетах
Автоматизация
отправки счета
Отправка счета в 2 клика
почему куб удобнее
Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.
Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т. д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.
Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.
Бланк авансового отчета 2017 года
Предлагаем бесплатно скачать бланк авансового отчета, действующий в 2017 году.
Как заполнять авансовый отчет?
Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:
- Номер и дата составления отчета.
- Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
- Наименование структурного подразделения.
- ФИО и должность подотчетного лица.
- Сумма аванса.
- Назначение аванса.
- Информация об остатке/перерасходе аванса.
- Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
- Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
- Расписка подотчетного лица с подписью.
Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.
Образец заполнения бланка авансового отчета
Правильно оформить авансовый отчет 2017 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.
Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.
Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.
узнайте больше про куб сейчас
Автоматизация
выставления счета
Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН
Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу
Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета
Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета
Подготовка счета за 20 секунд
Отсутствие ошибок в счетах
Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес
Увеличение скорости оплаты счетов
Автоматизация
отправки счета
Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет
Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет
Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании
Отправка счета на e-mail покупателя
Отправка счета в 2 клика
Красивые и профессиональные счета
Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона
Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой
почему куб удобнее
Удобное выставление счетов онлайн
Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю
Контроль задолженности по каждому покупателю
Упорядоченное хранение всех ваших документов
Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера
Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.
Нужна помощь по заполнению документов или консультация?
Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов
Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно — хозяйственные расходы.
Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Авансовый отчет контролирует остатки денег у работника, перерасход и его возмещение. Бланк и образец заполнения можно скачать бесплатно по ссылке.
Почти на всех предприятиях практикуется выдача наличных денежных средств сотрудникам для покупки тех или иных предметов, оборудования, различных материальных ценностей. Подобные моменты требуют финансовой отчетности перед руководством компании. Авансовый отчет жизненно необходим организации. Бумага контролирует остатки денег у работника, перерасход и его возмещение. Список лиц, получаемых авансовые деньги, может быть ограничен отдельным приказом директора. Лица, небрежно относящиеся к обязанностям не допускаются к авансовому отчету.
Бланк авансового отчета можно получить бесплатно по прямой ссылке на странице. Удобный формат позволит заполнить недостающие пункты и создать документ собственными силами. Нормативное регулирование закрепляет определенные сроки пользования авансовыми деньгами, после чего необходимо произвести расчеты с бухгалтерией организации. Заполняя графы и абзацы акта, следует внимательно проверять каждую написанную букву и слово. Исправления и ошибки в правовых актах недопустимы. Ответственное составление позволит исключить возможные цифровые опечатки.
Обязательные пункты авансового отчета
:- Утвердительная отметка руководства справа вверху;
- Там же данные о выдаваемой сумме;
- Дата утверждения;
- Название и номер исходящей бумаги;
- Название учреждения, ФИО подотчетного лица, реквизиты документа;
- Сведения о движении денег в виде таблицы;
- Отметки об остатках, перерасходе, подведение итога, подпись и расшифровка подотчетного.
Для учета затрат, которые совершил сотрудник компании в период командировки. Он применяется также в случаях расходования средств компании ее сотрудниками.
Авансовый отчет имеет унифицированную форму под номером АО-1. Несмотря на то, что законодательство разрешает юридическим лицам использовать собственноручно разработанные бланки, использование бланка по унифицированной сумме представляется более предпочтительным.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Руководитель компании должен подписать приказ, в котором указываются лица, имеющие право получать подотчетные суммы. До недавнего времени это могли быть только сотрудники компании, имеющие трудовые договоры с данной компанией.
С 2019 года подотчетные средства разрешено выдавать лицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор. В приказе должны быть указаны цели, на которые могут быть израсходованы выданные суммы, их величина и период.
Если сотрудник компании направляется в служебную поездку, то денежные средства он может получить на основании приказа о командировке или командировочного удостоверения.
Сотрудник, получивший средства на расходы в период командировки либо иные цели, должен передать авансовый отчет в бухгалтерскую службу в трехдневный срок после истечения периода, указанного в приказе руководителя компании. Так как этот документ является основанием для отражения затрат, то к нему должны быть приобщены документы, свидетельствующие о целевом характере использования подотчетных сумм.
Особенности
Для отчета об использовании полученной суммы сотрудник должен заполнить авансовый отчет. Данный бланк необходимо заполнить с двух сторон. Правильность заполнения проверяет бухгалтер компании. После этого он передается на утверждение руководителю.
Законодательством предусмотрено, что данный первичный документ оформляется в одном экземпляре.
Необходимо отметить, что изменился номер авансового отчета в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). До 2019 года он имел номер формы 0504049, который в дальнейшем был изменен Приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015г. В 2019 году авансовый отчет имеет новый номер ОКУД 0504505.
В бланке авансового отчета присутствует отрывная часть, которая передается после проверки бухгалтером на корректность его заполнения сотрудником компании и заполнения им своих граф бланка.
Общие правила составления бланка авансового отчёта
Федеральным законодательством установлено, что компания может самостоятельно разработать бланк авансового отчета. Главным условием при этом является наличие в документе обязательных реквизитов.
А именно:
- номер авансового отчета;
- дата авансового отчета;
- наименование компании;
- сумма аванса;
- израсходованная сумма;
- перечень приобщенных к авансовому отчету документов.
Юридические лица могут использовать форму АО-1, применение которой прошлые периоды было обязательным.
Авансовый отчет может быть оформлен традиционным способом, т.е. документально (от руки или на компьютере). Основным условием является наличие личных подписей должностных лиц.
Также он может быть представлен в электронном виде. Такой документ подписывается посредством цифровых подписей должностных лиц. Последний вариант возможен при наличии в компании системы электронного документооборота.
Руководитель, принимая решение о выдаче денежных средств, должен подписать соответствующий приказ. При заполнении бланка авансового отчета необходимо проверить, чтобы строка «Назначение аванса» повторяла формулировку, указанную в приказе руководителя компании.
Условия при отправлении в командировку
Коды проводки
В бухгалтерском учете затрат, произведенных сотрудником в период командировки, используются счета расчетов с персоналом, финансовые счета, счета учета затрат и т.д.
Если аванс на командировку выдается наличными средствами, то производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 50. Данная запись производится на основании корректно оформленного расходного кассового ордера.
Если денежные средства перечисляются с расчетного счета организации на банковскую карточку сотрудника, то в бухгалтерском учете производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 51. Для осуществления данной операции бухгалтер должен оформить платежное поручение для банка.
После прибытия должностного лица из служебной командировки, он должен представить оформленный авансовый отчет в бухгалтерскую службу.
На основании этого документа и приобщенных к нему подтверждающих документов могут быть произведены следующие записи:
Если у сотрудника осталась сумма неизрасходованного аванса, он должен вернуть ее компании. В случае возврата в кассу – Дт сч. 50 Кт сч. 71. В случае перечисления на расчетный счет – Дт 51Кт сч. 71.
Если выданной под отчет суммы оказалось недостаточно, то сотруднику компенсируются произведенные расходы: Дт сч. 71 Кт сч. 50 «Касса» или Дт сч. 71 Кт сч. 51.
Иногда возникают ситуации, когда сотрудник не может представить оправдательные документы. Например, вследствие их утери или невозможности представления из-за траты подотчетной суммы на личные нужды. В таком случае для отражения затрат используется счет 94.
В бухгалтерском учете производится запись: Дт сч. 94 Кт сч. 71 — отражена недостача денежных средств. В дальнейшем эта недостача удерживается из заработной платы сотрудника: Дт сч. 70 Кт сч. 94.
Сопроводительные документы
При документальном оформлении командировочных расходов бухгалтеру необходимо руководствоваться Постановлением № 749 от 13.10.2008г. В соответствии с данным постановлением сотруднику должно быть выдано командировочное удостоверение, форма которого установлена законодательно. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются даты выбытия и прибытия сотрудника, заверенные печатью и подписями уполномоченных лиц.
Все расходы, произведенные в командировке, должны быть подтверждены билетами, чеками, квитанциями, которые сотрудник должен передать в бухгалтерскую службу вместе с авансовым отчетом и командировочным удостоверением. Кроме того, сотрудник должен составить отчет по командировке, который утверждается руководителем компании.
В целях минимизации претензий налоговиков все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Поэтому бухгалтер может отказать в принятии к учету некорректно оформленных документов.
Как правило, к авансовому отчету прилагаются кассовые и товарные чеки, иные бланки строгой отчетности. Данные документы целесообразно наклеить на лист бумаги формата А4, а для избегания утери данных вследствие быстрого выцветания чернил – сделать их ксерокопию. Это позволит компании подтвердить затраты, произведенные в период командировки, при проведении налоговой проверки.
Нюансы оформления
При направлении сотрудника в командировку за пределы Российской Федерации необходимо учитывать некоторые моменты. Так, сотруднику не выдается командировочное удостоверение. Связано это с тем, что даты прибытия и выбытия указываются в загранпаспорте сотрудника.
После принятия решения о зарубежной командировке, руководитель должен подписать соответствующий приказ, в котором указываются цель командировки, должность и фамилия должностного лица, направляемого в командировку, а также место назначения.
Размер суточных расходов компания может устанавливать самостоятельно. Как показывает практика, он остается на уровне суммы, которая не облагается НДФЛ.
Сотруднику оплачивается проезд до места назначения, данная сумма затрат должна быть подтверждена проездными документами, затраты на проживание на основании предоставленных квитанций и чеков, а также затраты на государственную пошлину, консультационные услуги и т.п.
На титульной стороне авансового отчета указывается наименование компании, наименование службы, в которой трудится сотрудник, отчитывающийся о тратах, его должность, цель, на которую были израсходованы подотчетные средства, номер и дата документа. Табличная часть используется для отражения данных о денежных средствах, которые были получены сотрудником ранее, о сумме полученного аванса и сумме затрат. Здесь же подводится итог, произошел ли перерасход денежных средств или осталась неизрасходованная сумма.
Оборотная сторона бланка авансового отчета предназначена для обобщения информации о первичных документах, свидетельствующих о целевом характере произведенных расходов. К ним относятся проездные документы, товарные чеки, накладные, акты выполненных работ, квитанции и т.п. Данные документы систематизируются, нумеруются в хронологическом порядке и приобщаются к авансовому отчету.
Оформив авансовый отчет сотрудник передает его бухгалтеру, который должен проверить целевой характер произведенных расходов, корректность приобщенных первичных документов. Бухгалтер также записывает счета, на которые будут отнесены затраты по данному отчету и размер этих затрат.
Проверенный авансовый отчет подписывают подотчетное лицо и бухгалтер и передают его на утверждение руководителю юридического лица.
Если у подотчетного лица осталась неизрасходованная сумма аванса, то он должен вернуть ее компании. Если же возник перерасход, то он должен его получить в кассе компании. В случае же имеющейся задолженности сотрудника по ранее выданным авансам, сумма перерасхода ему не выдается.
Как следует из вышеуказанного, заполнение авансового отчета – процесс довольно простой. Однако если у сотрудника организации возникли сложности, то он может обратиться в бухгалтерию для консультации по возникшим вопросам, либо скачать в любой информационно-правовой системе или сети Интернет образец заполнения данного отчета. Данный образец можно скачать бесплатно в ворде, а можно воспользоваться бланком, созданным посредством электронной таблицы excel.
Работа с бумагами в 1С
Если компания в целях бухгалтерского учета использует программу 1С, то бухгалтер может оформить авансовый отчет в программе, а затем распечатать его для подписи уполномоченными лицами. Для этого в ней предусмотрена соответствующая форма.
Форму авансового отчета можно создать непосредственно в журнале операций или воспользовавшись вкладкой «Касса» на главном меню. В открывшемся электронном документе необходимо заполнить шапку, присвоить номер и дату, выбрать сотрудника.
В электронной форме авансового отчета имеется несколько закладок. При заполнении закладки «Авансы» необходимо ввести документы, на основании которых сотрудник получил денежные средства. Например, расходный кассовый ордер или выдача билетов.
В закладке «Товары» необходимо заполнить информацию о товарах, которые были приобретены за счет подотчетных сумм. Закладка «Тара» используется для отражения сведений о таре, которую необходимо вернуть контрагенту.
В закладке «Оплата» отражается информация об оплатах поставщикам, которые были произведены подотчетным лицом.
Закладка «Прочее» используется для учета всех остальных затрат, которые не могут быть отражены в предыдущих закладках. Это могут быть командировочные затраты, различные общехозяйственные расходы, расходы на ГСМ и т.п.
На основании электронной формы «Авансовый отчет» в программе формируются бухгалтерские проводки. Данный документ может быть распечатан. В программе 1С предусмотрена форма АО-1.
Сдача в бухгалтерию
Сотрудник компании, получивший деньги, должен отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после завершения периода, указанного в приказе о выдаче средств. Данный период определяет руководитель организации. Это правило указано в п. 6.3 Указаний № 3210-У от 11.03.2014г.
Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте в связи с очередным отпуском или временной нетрудоспособности, то представить авансовый отчет в бухгалтерию он обязан не позднее 3-х рабочих дней после выхода его на работу.
Если сотрудник был направлен в командировку, то авансовый отчет представляется в бухгалтерию в течение 3-х дней после прибытия (п. 26 Постановления № 749 от 13.10.2008г.).
Хранение документов
После того, как авансовый отчет был проверен, отражен в бухгалтерском учете и были произведены все расчеты с сотрудником компании, он передается на хранение.
Вопрос о сроке хранения возникает в связи с тем, что в федеральном законодательстве указано несколько сроков хранения документов для юридических лиц:
- в соответствии со ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ первичная учетная документация должна храниться не менее пяти лет;
- в соответствии с п. 8 ст. 23 НК РФ документы, на основании которых формируется налогооблагаемая база, должны храниться не менее четырех лет;
- согласно п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие произведенные затраты и приведшие к образованию убытков, должны храниться в организации не менее десяти лет, в течение которых они могут уменьшать налогооблагаемую базу.
Авансовый отчет, как было указано выше, заполняют сотрудник компании, ответственный за полученные денежные средства, и бухгалтер. Бухгалтер должен тщательно проверить корректность предоставленной информации и предоставить сотруднику расписку о том, что авансовый отчет принят к учету. Расписка представляет собой отрывной бланк в форме АО-1, в котором указывается номер и дата отчета, должность и фамилия сотрудника, которому были выданы подотчетные суммы, размер принятых к учету затрат, количество приложений к авансовому отчету.
Учреждение _ГБОУ "Академия"______________________________________
ХХХХХХХХ
Структурное подразделение ___Административно-хозяйственный отдел__
Подотчетное лицо _Иванов Сергей Петрович_____
Табельный номер
Единица измерения: руб.
Российский рубль___
(наименование валюты)
Должность __Заместитель начальника отдела__
Назначение аванса _Оплата командировочных расходов_
Наименование показателя
Бухгалтерская запись
Сумма, руб.
Предыдущий аванс:
00000000000000000.4.208.12.560
перерасход
00000000000000000.4.208.22.560
00000000000000000.4.201.11.610
Получен аванс
00000000000000000.4.208.26.560
00000000000000000.4.201.11.610
Заявка на кассовый расход 00000209 от 27.05.2013
Заявка на кассовый расход 00000210 от 27.05.2013
Заявка на кассовый расход 00000211 от 27.05.2013
Итого получено
Израсходовано
Перерасход
Приложение: 15 документов на 8 листах
Целесообразность произведенных
расходов подтверждаю
Отчет проверен. К утверждению в сумме, руб.
Руководитель Главный _Денисов__ __Д.Д. Денисов_______ структурного __Петров__ __В.В. Петров_________ бухгалтер (подпись) (расшифровка подписи) подразделения (подпись) (расшифровка подписи) Бухгалтер _Сидорова __А.А. Сидорова______ (подпись) (расшифровка подписи)
Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода
Номер счета бюджетного учета
Внесение остатка
Выдача перерасхода
Кассовый ордер
00000000000000000.4.208.22.000
00000000000000000.4.208.26.000
Бухгалтер- ______-_______ __Степанова___ ___Е.В. Степанова______ кассир (должность) (подпись) (расшифровка подписи)
от "10" июня 2013 г.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - линия отрезаБухгалтер _Сидорова__ __А.А. Сидорова________ (подпись) (расшифровка подписи) "10" июня 2013 г.
Расписка
Принят к проверке от _____Иванова Сергея Петровича____
(фамилия, имя отчество подотчетного лица)
авансовый отчет: номер
на сумму, руб.
количество документов
Форма 0504049 с. 2
Документ
Кому, за что и по какому документу уплачено
Сумма расхода
Бухгалтерская запись
по отчету
принятая к учету
Суточные на основании Командировочного удостоверения (9 дней х 100,00 руб.)
Авиабилет по маршруту Москва-Омск-Москва (авиакомпания "ХХХ")
Счет за проживание с 31.05.2013 по 07.06.2013 (ООО "Гостиница")
Израсходовано, всего
00000000000000000.4.109.60.212
00000000000000000.4.208.12.660
00000000000000000.4.109.60.222
00000000000000000.4.208.22.660
00000000000000000.4.109.60.226
00000000000000000.4.208.26.660
Перерасход
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
